Avainhallintapalvelua käyttävä yritys tietää, missä sen avaimet kulloinkin ovat. BLC Turvan avainhallintapalvelun yksikön päällikkö Tanja Salonen korostaa, että palvelussa ei ole kyse vain avainten luovuttamisesta ja vastaanottamisesta vaan myös avaimiin liittyvien tietojen luotettavasta dokumentoinnista ja käsittelystä – sanalla sanoen kiinteistön turvallisuudesta.
Salonen tiivistää avainhallintapalvelun ydintehtäväksi huolen ottamisen pois asiakkaalta.
– Kun avainten hallinta siirtyy meille, asiakkaan ei tarvitse esimerkiksi miettiä, onko avaimet palautettu tai onko ne asianmukaisessa käytössä. Jos tilanne vaatii, asiantuntijamme antavat ehdotuksia toimenpiteistä, joilla kiinteistö saadaan jälleen turvalliseksi.
Varma ja luotettava palveluprosessi
Salonen kertoo, että palvelu räätälöidään aina asiakkaan tarpeisiin sopivaksi.
– Toimeksiannossa sovitaan, mitä palvelu kattaa sekä miten ja missä toimipisteessä se tuotetaan. Asiakas päättää esimerkiksi sen, mitä dokumenttia vastaan avaimen saa luovuttaa.
Avainten ja niihin liittyvien dokumenttien vastaanottoprosessi on hallittu, nopea ja luotettava.
– Inventoimme kaiken vastaanottamamme materiaalin ja syötämme tiedot sähköiseen avainhallintaohjelmaan. Prosessi on aikataulutettu, sillä haluamme varmistaa, että avaimet lähtevät meiltä vasta, kun niistä on tehty riittävä dokumentaatio.
Kun dokumentit on syötetty sähköiseen järjestelmään, ne arkistoidaan. Osa aineistosta saatetaan myös digitoida. Lisäksi asiakkaalle ilmoitetaan kiinteistössä ilmenneistä riskeistä, kuten puuttuvista yleisavaimista ja vanhoista lukkopatenteista, ja annetaan päivitys- ja korjaussuosituksia.
– Siitä sitten avainhallinta lähtee pyörimään, eli noudatamme sovittua luovutus- ja palautuskäytäntöä. Kaikki tieto muun muassa kuittauksista tallentuu jatkossa reaaliajassa sähköiseen muotoon pilvipalvelimelle, joten toiminta on ekologista ja varmaa.
Säästää aikaa ja rahaa – lisää turvallisuutta
Avainhallintapalvelun käyttö lisääntyy koko ajan, koska asiakkaat hyötyvät siitä. Salonen listaa yhdeksi olennaisimmista eduista asiakkaan ajan säästymisen.
– Me teemme tätä leipätyöksemme ja osaamme homman. Jos tilaaja tekisi saman oman työnsä ohella, olisi se poissa hänen ydintyöstään.
Selvää on, että avainhallintapalvelu parantaa kiinteistön turvallisuuden tasoa: avaimet säilytetään finanssialan määritysten mukaisissa tiloissa ja ne luovutetaan vain käyttöoikeudet omaaville. Palvelu vähentää myös kiinteistöön kohdistuvia kuluja.
– Avainten sarjamuutosten ja lukitusten uusimisen tarve vähenee selvästi, ja tuo sitä kautta säästöjä.
Salonen muistuttaa, että avainhallintapalvelu on kokonaisvaltainen palvelu, josta avainten hallinta on vain yksi osa-alue. Palvelun kautta asiakkaan käytössä on kaikki BLC Turvan lukitushuollon ja turvatekniikan palvelut.
Joustavat ratkaisut erityyppisille asiakkaille ympäri Suomea
BLC Turvan avainhallintapalvelu on muokattavissa hyvin erilaisten ja erikokoisten asiakkaiden tarpeisiin. Asiakas voi olla pieni taloyhtiö, joka haluaa yleisavaimelleen turvallisen säilytyksen. Eniten palvelua käyttävät kuitenkin vuokratalojen manageeraajat, joille vuokrakiinteistöjen avainten hallinnan ulkoistaminen on nykypäivää.
– Oman asiakasryhmänsä muodostavat remontti-, huolto- ja rakennusliikkeet, jotka ovat antaneet meille niin sanottujen kovien avaintensa hallinnan.
Avainhallintapalvelun kysyntä vahvassa kasvussa
AM Security ja AM Lukkoasema yhdistyivät syyskuussa 2021 osaksi BLC Turvaa ja BLC Turva on nyt Suomen suurin kiinteistöjen turvallisuusalan toimija. Yrityskaupan myötä myös avainhallintapalvelun saatavuus tulee laajenemaan tulevaisuudessa uusille paikkakunnille.
– Lisäksi tarjoamme palvelua partneriyritystemme kautta, jotka toimivat itsenäisesti, mutta meidän periaatteidemme mukaan.
Palvelu on helppo liittää myös osaksi laajempaa ratkaisua
Avainhallintapalvelun voi liittää tarvittaessa myös osaksi kokonaisvaltaista kiinteistöjen turvallisuusratkaisua huoltoineen ja ylläpitoineen, jolloin kiinteistöjen turvallisuuden huolehtimisesta tulee entistäkin soljuvampaa luotettavan valtakunnallisen toimijan avulla.
